データ・分析
データ保持
Data Retention
読み：でーたほじ
業務・利用目的・規制などの条件に応じ、データをどの期間保持し、いつ処分するかを定める管理です。
01初心者向け
まず意味をつかむ
残しておく必要がある情報と、残し続けると負担やリスクになる情報を区別します。何でも永久保存したり、容量不足だけで削除したりしないようにします。
02実務者向け
仕事でどう使うか
データの種類、利用目的、必要な期間、管理者、削除方法を決めます。バックアップや複製、分析用のコピーにも方針を適用し、例外と保留の扱いを確認します。
03専門家向け
判断を一段深める
保持義務や本人の権利、契約条件は、地域とデータの種類で異なります。一般的な年数を一律に当てはめず、必要な専門確認を行います。削除したはずの情報が複製に残る点も含めて管理します。
IN PRACTICE
具体例で考える
架空の終了した研修案件で、請求記録と一時的な作業ファイルを分類し、それぞれの必要条件に沿って保持と削除を設定します。
理解を助けるための架空の例です。データごとの必要期間
複製を含む保管管理
期限と条件に沿う処分
保持期間を一律に指定する図ではありません。適用条件は個別に確認します。
ここは誤解しやすい
画面から見えなくしただけで、保存データや複製まで削除されたとは限りません。
この知識を、組織の力へ。