基本概念
記録管理
Records Management
読み：きろくかんり
判断や実施の証拠となる記録を、作成から保管・利用・廃棄まで管理することです。
01初心者向け
まず意味をつかむ
議事録、承認、確認結果などを、後で必要なときに探し、何が行われたかを確かめられるようにします。単なるファイルの整理とは異なります。
02実務者向け
仕事でどう使うか
保存対象、責任者、保管期間、アクセス、改変防止、廃棄条件を定めます。記録の出所と関連する案件・判断を識別し、終了後の管理先も明確にします。
03専門家向け
判断を一段深める
情報を長く残せばよいとは限りません。法令、契約、機密性、個人情報の条件を確認し、必要な証拠を失わず、不要な保持の負担とリスクも抑える管理が必要です。
IN PRACTICE
具体例で考える
研修開発の承認結果と最終確認記録を、採用した教材版へ結び付け、プロジェクト終了後も権限のある担当が参照できる場所へ保管します。
理解を助けるための架空の例です。判断・実施の記録
識別・保管・アクセス
期間後の適切な扱い
記録管理の主要な観点です。具体的な保存年限は個別に確認します。
ここは誤解しやすい
保存したファイルが見つからない、開けない、出所不明という状態では証拠として使いにくくなります。
PROXIA INSIGHTS
考え方を、実務へつなぐ
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